Organiser un world café virtuel

Le 22 septembre – Vous aimeriez  des conseils pour organiser un world café virtuel ? Voici notre retour d’expérience après plusieurs exercices de réflexion stratégiques organisés en mode virtuel. 

 

Organiser un world café en mode virtuel, c’est possible !

Avec la distanciation sociale, vous songez à reporter le world café prévu pour votre planification stratégique. Pourtant, cet exercice de brainstorming peut tout à fait se dérouler en mode virtuel ! L’équipe d’Espace Stratégies a testé ce format dans le cadre de la planification stratégique de la ville de Terrebonne ainsi qu’avec d’autres clients.

 

Qu’est-ce qu’un world café ? Dans quels contextes l’utiliser ?

Le world café est une technique d’animation et une méthode de brainstorming de masse. Nous recourons à ce type d’atelier lors de planifications stratégiques nécessitant la consultation de nombreuses parties prenantes (citoyens, organismes publics, entreprises, experts et autres).

Le principe est simple : mobiliser des groupes qui se succèdent à différentes tables pour les challenger et trouver des solutions, des pistes d’actions, à une problématique. Chaque table est consacrée à une thématique précise. Les participants ou les animateurs notent leurs idées sur des post-it, un tableau blanc, ou un document partagé.

 

Quels sont ses avantages ?

Le world café a deux grands avantages :

  • La diversité des cerveaux au sein de chaque groupe

Les profils sont divers. Les participants n’ont pas l’habitude de s’asseoir ensemble pour brainstormer. Certains ont même des expertises très éloignées de la thématique abordée autour de la table. Cette chimie favorise l’émergence d’idées nouvelles.

  • La profondeur de la réflexion

Lorsqu’il y a un changement de table, l’animateur lance la réflexion du groupe à partir des notes des participants précédents, et non d’une page blanche. Ce « jeu de Lego », s’il est construit à partir des bonnes questions, donne l’occasion de compléter les pistes de solutions déjà évoquées ou de rebondir sur d’autres idées.

Groupes, tables, échanges, post-it : vous avez du mal à visualiser comment basculer un world café en mode virtuel ? Quelles sont les difficultés de ce format et comment les contourner ? Comment amener les participants vers les bonnes réflexions ? C’est pour résoudre ces problématiques que nos clients font appel à nous.

Vous l’aurez compris, pas besoin de mettre sur pause votre projet de consultation stratégique à cause de la situation sanitaire !

Si vous souhaitez recevoir notre guide recto verso de 7 conseils pour un world café réussi, n’hésitez pas à nous indiquer votre adresse courriel ici :