Organiser un world café virtuel

Avec la distanciation sociale, vous songez à reporter le world café prévu pour votre planification stratégique. Pourtant, cet exercice de brainstorming peut tout à fait se dérouler en mode virtuel ! L’équipe d’Espace Stratégies a testé ce format dans le cadre de la planification stratégique de la ville de Terrebonne. Nous en avons tiré quelques conseils qui, nous l’espérons, vous aideront à organiser le vôtre !

Qu’est-ce qu’un world café ? Dans quels contextes l’utiliser ?

Le world café est une technique d’animation et une méthode de brainstorming de masse. Nous recourons à ce type d’atelier lors de planifications stratégiques nécessitant la consultation de nombreuses parties prenantes (citoyens, organismes publics, entreprises, experts et autres).

Le principe est simple : constituer des groupes qui se succèdent à différentes tables pour trouver des solutions, des pistes d’actions, à une problématique. Chaque table est consacrée à une thématique précise. Les participants notent leurs idées sur des post-it, un tableau blanc, ou un document partagé.

Le world café a deux grands avantages :

  • La diversité des cerveaux au sein de chaque groupe

Les profils y sont variés. Les participants n’ont pas l’habitude de s’asseoir ensemble pour brainstormer. Certains ont même des expertises très éloignées de la thématique abordée autour de la table. Cette chimie favorise l’émergence d’idées nouvelles.

  • La profondeur de la réflexion

Lorsqu’il change de table, le groupe démarre sa réflexion à partir des notes des participants précédents, et non d’une page blanche. Ce « jeu de Lego » donne l’occasion de compléter les pistes de solutions déjà évoquées ou de rebondir sur d’autres idées.

Groupes, tables, échanges, post-it : vous avez du mal à visualiser comment basculer un world café en mode virtuel ? Quelles sont les difficultés de ce format et comment les contourner ?

 

7 conseils pour un world café virtuel réussi

1. Choisir la bonne plateforme

Comme les participants ont rendez-vous en ligne, assurez-vous d’utiliser un outil adapté. Pourquoi avoir choisi Zoom pour le world café de la ville de Terrebonne ? Cette plateforme permet de constituer facilement des groupes, que l’on oriente vers des breakout rooms. Ces espaces de discussion virtuels remplacent les tables du mode présentiel. En quelques clics, il est possible de revenir en plénière, puis de basculer à nouveau les participants dans un atelier, avec un animateur et une thématique différente.

2. Constituer ses groupes à l’avance

Tout comme en présentiel, prenez soin de faire vos groupes bien en amont. D’abord pour vous assurer que la diversité des profils des participants soit enrichissante, mais aussi pour faciliter l’affectation des personnes dans les breakout rooms. Les world café réunissant beaucoup de personnes, pas le temps d’hésiter lors des manipulations techniques !

 

3. Bâtir une grille de réflexion en ligne

Pour chaque atelier, préparez un document en ligne pour présenter la thématique, lancer la discussion et recueillir les idées des participants. Ce plan facilite la prise de notes et offre la possibilité aux participants de valider l’information ou de la faire corriger en live. Il permet aussi au groupe suivant de ne pas entamer sa réflexion à partir d’une page blanche (comme nous l’avons vu plus haut).

 

4. Définir les rôles de l’équipe organisatrice

Sans surprise, le world café virtuel nécessite un animateur par breakout room. Il mène les échanges et se charge de prendre en note les propositions des participants. Pour que l’exercice soit un succès, désignez une personne qui se consacre uniquement à la logistique technique (accueil des participants sur la plateforme, affectation des groupes dans les salles virtuelles et autres manipulations techniques). Lors de notre test, cette personne avait aussi en charge l’animation d’une breakout room. Erreur ! Lorsque des bogues sont intervenus, elle a dû laisser son groupe quelques instants, le temps de régler la situation. Ce qui n’est pas optimal pour l’expérience des participants.

 

5. Prévoir un plan de contingence

Non, ce n’est pas un luxe ! Personne n’est à l’abri d’une coupure de wifi, d’une mise à jour logicielle inopportune ou d’un bogue. Voici le plan prévu pour le world café de la ville de Terrebonne (que nous avons dû déclencher à deux reprises !) :

  • Désigner un back-up pour chaque animateur de groupe, qui est disponible sur appel. Vous l’avez compris, le responsable logistique ne doit pas en faire partie.
  • Mettre la grille de réflexion en ligne avec un enregistrement automatique (nous avions choisi des documents SharePoint, facilement accessibles sur le groupe Teams de l’équipe organisatrice) pour 1/ne pas perdre le travail du groupe 2/faciliter la reprise du document par l’animateur en back-up.
  • Prévoir une enveloppe financière si ce plan de contingence doit être activé, car plus d’acteurs seront mobilisés pour le déroulement du brainstorming.

 

6. Organiser des pauses

Dans un world café traditionnel, les changements de tables permettent aux participants (et aux animateurs !) de se détendre, de boire un café, ou de jaser. Pensez à accorder des temps de pause de 5 minutes entre chaque breakout room. Sinon, ce long exercice risque d’essouffler tout le monde. Les retours en plénière sont l’occasion de mettre les cerveaux sur pause, de se désaltérer ou même, tout simplement, d’aller à la salle de bain !

 

7. Afficher un compte à rebours par breakout room

Dernier détail : annoncez les deux dernières minutes de chaque atelier avec un décompte. Cette pratique offre la possibilité de terminer sereinement les échanges. C’est tellement désagréable d’être coupé en pleine argumentation ! Informez-en les participants dès le début du world café virtuel, lorsque vous posez les règles du jeu.

 

Vous l’aurez compris, pas besoin de mettre sur pause votre projet de consultation stratégique à cause de la situation sanitaire ! Le world café est tout aussi efficace en mode virtuel. Il a même l’avantage d’inclure davantage de participants qu’en présentiel. Ça ouvre le champ des possibles, non ?

 

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