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Tutoriels Zoom – Vidéo
Comment bien communiquer à distance ? Cette question revient souvent en ces temps de pandémie et peut amener plusieurs questions sous-jacentes. Aujourd’hui, nous parlerons d’un logiciel de visioconférence et nous apporterons des précisions pour son utilisation grâce à deux tutoriels ZOOM de 3 minutes en vidéo.
Depuis déjà plusieurs mois, à Espace Stratégies, nous intégrons des outils de visioconférence et notamment l’outil Zoom. Nous l’avons utilisé à plusieurs reprises comme moyen de communication à distance avec nos clients et nos partenaires. Simple et efficace, ZOOM donne accès à plusieurs fonctionnalités, telles que le partage d’écran, l’accès à un tableau blanc, etc. La version payante permet également de rester en communication plus de 40 minutes. C’est pourquoi nous allons vous présenter deux tutoriels selon deux points de vues différents.
- Le tutoriel 1 se place du côté de l’utilisateur de Zoom qui a reçu une invitation et souhaite rejoindre une réunion.
- Le tutoriel 2 explique comment organiser une réunion.
Tutoriel ZOOM 1 – Participer à une réunion suite à une invitation
L’organisateur de réunion envoie un lien Zoom sur lequel il est possible de cliquer ainsi qu’un numéro de téléphone afin de rejoindre la réunion. Comment faire pour rejoindre la vidéo ? Quelles sont les petites étapes à ne pas manquer pour être vu et entendu ?
Tutoriel ZOOM 2 – Planifier une réunion
Pour inviter des participants à une réunion, elle doit être planifiée et un lien doit être envoyé. Comment planifier la réunion ? Comment se coordonner quand plusieurs personnes utilisent le même compte ? Comment envoyer le lien aux personnes invitées ?
Ces deux tutoriels ont été réalisés par Espace Stratégies suite à plusieurs essais en interne. Nous espérons que ces tutoriels vous seront utiles en tout temps.
Les étapes d’une transformation numérique réussie (3/3)
Pour mettre en place une transformation numérique pertinente et durable, il est recommandé de l’appréhender étape par étape. Cet article présente les étapes d’une transformation numérique pensée stratégiquement.
Cet article est le troisième d’une série de 3 articles sur la transformation numérique. Le premier porte sur le phénomène, son avancement au Québec et son impact selon les secteurs. Le deuxième explique les impacts de la transformation numérique, les facteurs de réussite et les obstacles. Le présent article a pour but de livrer une méthode concrète afin de mettre en place une transformation digitale.
Comment mettre en place une transformation numérique étape par étape ?
Une transformation numérique pertinente comporte une série d’étapes-clés :
- Définir l’objectif majeur poursuivi par la stratégie digitale. Quelle transformation stratégique veut-on apporter ?
- Évaluer l’état de son infrastructure. Quel est l’état actuel de notre organisation ? Au niveau de la stratégie ? Au niveau digital ?
- Répertorier le nombre de données existantes. De quelle données disposons nous ? À l’interne et à l’externe ?
- Définir une vision. Vers où veut-on aller ?À quoi ressemblera notre organisation dans 1 an ? Dans 2 ans ? Dans 5 ans ?
- Se fixer des objectifs et des orientations claires et un plan d’action précis. Sur quels axes majeurs va-t-on agir et comment ?
- Prioriser les actions et définir un budget. Quelles sont les actions à mettre en place à court terme ? À moyen terme ? À long terme ?
- Mobiliser une équipe de travail et établir un processus de gestion de projet. De quelles compétences a-t-on besoin ? Qui sont les collaborateurs animés par ce changement ? Comment va t-on procéder ?
- Établir un calendrier d’action pour chaque étape. Quelles sont les étapes clés ? Les dates butoirs ?
- Faire des bilans réguliers pour évaluer l’avancement et l’adhésion du personnel.
Par ailleurs, pour une stratégie digitale réussie et dans laquelle tout le monde adhère, il est essentiel de communiquer et de mobiliser tous les collaborateurs de l’organisation, et ce tout au long du processus.
Des données, une méthodologie claire, des partenariats pertinents et surtout l’amorce d’une démarche sont les principaux facteurs d’une transformation numérique réussie.
La transformation numérique, impacts et obstacles (partie 2/3)
La transformation digitale est accessible à tous : quels avantages apporte t-elle? Certains facteurs lui seront bénéfiques et d’autres freineront son avancée, lesquels ?
Cet article est le deuxième d’une série de 3 articles sur la transformation numérique. Le premier porte sur le phénomène, son avancement au Québec et son impact selon les secteurs.
Pourquoi l’intégration de la transformation numérique est importante pour tous ?
Pour la majorité des entreprises, la transformation numérique s’avère être une nécessité pour leur croissance future et leur survie.
Amazon, Airbnb ou Uber sont des cas notables. En effet chacun est passé leader mondial de son secteur en quelques années. Ils doivent leur croissance exceptionnelle au changement de paradigme que permet la transformation numérique. Au lieu de posséder du capital comme tous leurs concurrents établis (des hôtels pour Airbnb, des taxis pour Uber), ces visionnaires ont utilisé la technologie pour proposer du service (application mobile de réservation, service de livraison ultra-rapide). Ce faisant, ils possèdent la donnée et la relation client : le nouvel or noir. Les statistiques montrent ainsi que 73% des entreprises québécoises craignent l’arrivée de start-up bouleversant tout leur modèle d’affaires.
Au-delà de ces cas d’école, le principe reste le même pour des entreprises plus locales telles que BMR. Spécialiste québécois de la vente de matériel de quincaillerie et de rénovation, BMR s’est réinventé face à la montée d’Amazon et aux évolutions du secteur du détail. En effet, un changement majeur est à observer au niveau des ventes : désormais 60 % du processus d’achat se fait en ligne. Chez BMR, les représentants aux ventes traitaient l’ensemble des intérêts et questions des consommateurs jusqu’à peu.
À la suite d’un travail poussé de planification stratégique, incluant le volet de la stratégie numérique, BMR a su passer d’une entreprise qui n’avait pas de site internet en 2017 à une entreprise modernisée, efficiente et avec un positionnement fort. La chaîne a axé sa transformation sur les trois piliers suivants : Local – Digital – Humain
Pour en apprendre davantage sur la stratégie de BMR
Quels sont les facteurs favorables et les obstacles à une bonne transformation digitale ?
La transformation numérique n’est pas un outil mais un véritable processus. Elle est à intégrer dans une stratégie globale d’entreprise pour être efficiente. C’est un enjeu de technologie et d’affaires. Les deux éléments ne peuvent pas être pris séparément et ne peuvent pas se faire l’un sans l’autre.
Comme pour tout changement majeur, pour réussir sa transformation numérique, il est recommandé d’y aller étape par étape. Il faut oser la simplicité et s’assurer que l’outil viendra améliorer la performance sans rendre la tâche plus compliquée.
Par ailleurs, les données digitales sont au centre d’un processus de transformation numérique. Sans données disponibles, l’utilisation d’outils d’analyse et d’optimisation est impossible. Connaitre la masse voire l’existence de données digitales disponibles est donc la première question à se poser lorsqu’une organisation attaque cette réflexion. De plus, il faut avoir la capacité d’analyser et de traiter ces données par la suite. Or, le manque d’expertise et de ressources sont cités comme des obstacles importants à la transformation digitale.
Intégrer une personne spécialisée dans le domaine ou nouer des partenariats à l’extérieur est incontournable. Selon le panel réalisé à l’occasion du salon de la transformation numérique, 50% des entreprises citent le manque de main d’œuvre qualifiée sur le sujet comme obstacle majeur, juste après la pénurie générale de main d’œuvre.
Enfin, la résistance au changement est déterminante pour 48% des interrogés.
Cependant, il est possible de contourner ces éléments et d’engager une transformation numérique étape par étape.
À venir « Les étapes d’une transformation numérique réussie » (article 3/3)
La transformation numérique, son avancement au Québec et par secteur (partie 1/3)
Transformation numérique : Décryptage d’un phénomène incontournable, de son avancement au Québec et de son impact selon les secteurs.
Cet article est le premier d’une série de 3 articles sur la transformation numérique.
Qu’est-ce que la transformation numérique ?
La transformation numérique, aussi appelée transformation digitale, consiste à intégrer des technologies digitales au sein d’une organisation. Elle créée ou améliore ses processus de production, l’expérience client, la performance de ses ventes ou toute autre activité. Elle impacte aussi bien les activités destinées au fonctionnement interne de l’organisation, que les processus à destination des parties prenantes externes. La transformation numérique a pour principal objectif d’améliorer la performance globale de l’organisation.
Comme dans toute démarche stratégique, ce processus large nécessite de cerner ses besoins. Il est également pertinent de percevoir les leviers d’optimisation de la performance.
Prendre ce temps afin de devenir plus efficient et de suivre la tendance de la transformation 4.0 n’est pas toujours chose aisée dans le quotidien d’une organisation. Pourtant, cet investissement peut être salutaire face aux concurrents, dans les relations internes ou avec la clientèle.
Malgré la complexité apparente du sujet, la transformation numérique est accessible à tous. Elle concerne les organisations de toutes tailles (PME, entrepreneur autonome ou grande entreprise) et de tout type (entreprise privée, OBNL, institution publique, …).
La transformation numérique sera efficace si elle s’intègre dans un véritable processus de réflexion stratégique. Cependant, il est important de comprendre, dans un premier temps, ce qu’est la transformation numérique, ses impacts, ses actifs stratégiques décisifs et le niveau d’avancée de son organisation par rapport au marché.
Quel bilan de la transformation numérique au Québec ?
À l’occasion du salon de la transformation numérique, qui s’est tenu à Montréal les 17 & 18 avril derniers, un panel de 254 entreprises a été interrogé. La présentation de ces résultats sur divers aspects de la transformation numérique révèle notamment que les entreprises québécoises sont dans la moyenne mondiale. Plus de 50% des entreprises du Québec déclarent ainsi avoir entamé une démarche de transformation digitale. Cependant, l’Europe reste le territoire le plus avancé dans ce domaine. Concernant leurs motivations, ces entreprises rechercheraient avant tout une diminution des coûts et une amélioration de leur productivité.
Les secteurs d’activité présentent des différences notables en termes d’avancées. Ainsi, selon l’École des Entrepreneurs de HEC Paris, le tiers des entreprises du secteur de la finance et de la communication auraient intégrées les technologies de l’intelligence artificielle à leurs processus. Cela correspond au niveau élevé de la demande future pour ces technologies dans leur domaine. Plus étonnant, les secteurs automobiles et énergétiques seraient parmi les plus avancés, presque trop par rapport à la réelle demande.
Concernant les autres secteurs d’activité, seulement 10 à 20 % des entreprises Québécoises auraient appliquées l’IA dans leur organisation.
La transformation digitale secteur par secteur
Tous les secteurs sont touchés dès aujourd’hui et sont amenés à être révolutionnés. Voici quelques exemples d’applications de transformation numérique décisives :
- Manufacturier : des lunettes virtuelles qui détectent des pannes, des problèmes, qui accélèrent la formation des apprentis et offrent une solution à la pénurie d’ouvriers qualifiés
- Logistique : Des drones facilitent l’inventaire des colis et les transportent dans les immenses hangars, permettant de démultiplier la capacité de traitement des transitaires.
- Agriculture : Des puces de contrôle sur les animaux permettent de contrôler en temps réel leur localisation, leur poids, taille, pression artérielle, activité, …
- Science : L’impression en 3D permet de créer des organes vitaux, une avancée majeure pour sauver des vies.
Comme on peut le voir, la transformation numérique permet de servir des causes diverses. Pour l’application Traces, la géolocalisation appliquée à la lutte contre la contamination frauduleuse des sols, l’impact écologique est notable. En effet, l’application permet la traçabilité du parcours des camions du point d’expédition jusqu’à l’arrivée sur un site autorisé. Elle lutte ainsi contre les déversements non autorisés.
De plus, elle est déjà présente, ce n’est plus du futur. Il est donc important d’identifier la progression de son organisation et particulièrement les éléments favorables et défavorables à celle-ci.
À venir « La transformation numérique, quels impacts et quels obstacles au sein d’une organisation » (article 2/3)
Le développement organisationnel, l’évolution des ressources humaines
Depuis le début des années 2000, la fonction des ressources humaines et l’enjeu de la productivité des entreprises sont grandement questionnés. Auparavant, la gestion des ressources humaines représentait principalement la productivité horaire, la valeur monétaire, le taux de rendement, autrement dit, les données chiffrées. La réduction des coûts, l’automatisation et la division des tâches étaient au cœur des préoccupations des dirigeants.
Le développement organisationnel apparaît comme une nouvelle manière de gérer, de faire fonctionner et d’organiser son entreprise. Il s’assure que les ressources humaines soit bien utilisées et selon leur plein potentiel. Là où les Ressources Humaines planifient et appliquent des processus et des programmes, le Développement Organisationnel accompagne.
Qu’est-ce que le développement organisationnel ?
L’arrivée de nouvelles générations et de la technologie, notamment, remettent en cause la gestion et la gouvernance des organisations. La dimension humaine est de plus en plus présente. On se préoccupe davantage de l’opinion, de la motivation et du ressenti de l’employé.
En effet, le développement organisationnel est axé sur l’optimisation du potentiel humain par des méthodologies, de l’accompagnement de gestionnaires et la mobilisation des équipes. Ainsi, il agit sur trois dimensions simultanément :
- Rationnelle
- Émotionnelle
- Relationnelle
Contrairement aux ressources humaines traditionnelles, le Développement Organisationnel vise l’avancée de l’entreprise par le développement et l’évolution de l’humain. Il cherche à accompagner les gestionnaires et les soutenir dans les changements.
La vague de changements vient avec de nouveaux concepts tels que la maladie professionnelle et la socialisation organisationnelle. Selon les effets étudiés, il apparaît que la séparation des tâches et la concentration des efforts sur l’optimisation des processus peuvent engendrer des impacts sur la santé mentale.
Or, on ne prend plus en compte uniquement la santé physique mais également la santé mentale des individus. De nouvelles maladies professionnelles apparaissent et on prend davantage en compte l’opinion de l’employé et son bien-être.
La question de la rétention du personnel apparaît également. On ne se concentre plus sur les employés qui partent mais plutôt sur ceux qui restent. Comment les faire rester ? Que recherchent-ils ? Que faire pour qu’ils se sentent bien ?
La sociabilisation organisationnelle
La sociabilisation organisationnelle est un concept important dans le cadre du développement organisationnel. Il va développer le sentiment d’appartenance d’un employé au sein d’une entreprise et par conséquent son efficacité.
« Le concept de socialisation organisationnelle comme il est utilisé aujourd’hui est établi comme étant un processus où un individu doit acquérir une variété d’informations (formels) et de comportements (informels) pour devenir efficace dans son travail .» (Fisher, 1986)
Pour ce faire, il faut prendre en compte 4 niveaux différents d’impacts :
- Le niveau organisationnel touche à la culture, aux valeurs et à la connaissance globale de l’entreprise
- L’efficacité dans un groupe de travail et l’intégration dans un cadre de référence incarnent le niveau collectif
- Au niveau du travail, les enjeux de l’individu sont principalement de maîtriser les aspects techniques de l’emploi et d’en comprendre les règles et le jargon
- Enfin, au niveau individuel, les apprentissages personnels et le deuil de l’identité précédente constituent les défis à relever
Lors de l’arrivée d’un nouvel employé, l’accueil et l’intégration vont impacter l’adhésion à la culture de l’entreprise et l’acquisition de ses savoirs faire. Pour favoriser l’appartenance du collaborateur, la sociabilisation organisationnelle démontre également l’importance de la définition des tâches, de l’identification personnelle, de la composition du rôle et de l’intégration dans l’équipe de travail.
De l’importance d’intégrer le Développement Organisationnel dans la planification stratégique
La main d’œuvre est l’une des composantes du processus de production d’une organisation. Comme toute composante, elle peut être déterminante et doit être prise en compte dans la stratégie globale.
Avec sa dimension stratégique, le développement organisationnel arrime les ressources humaines et la stratégie d’une organisation. Il les intègre comme un actif stratégique qui amènera de la croissance.
En effet, il cherche à amener les gestionnaires plus loin en les aidant dans la gestion de l’humain. En écoutant, en essayant de répondre au mieux aux attentes des collaborateurs et en les mobilisant, les gestionnaires permettront aux collaborateurs de mieux s’épanouir au travail et d’être plus productifs. Pour ce faire, ils doivent connaître et adhérer à la mission, à la vision et aux valeurs de organisation.
Il est donc important de relier le personnel et la stratégie d’une organisation afin d’éviter les départs ou les maladies professionnelles pour mener à bien sa mission et ses objectifs sur le long terme.
La stratégie dans votre entreprise en 4 conseils
Comment penser votre entreprise avec la stratégie ? Voici nos 4 conseils d’expert!
1. Faites la différence entre la stratégie et les opérations
Vous devriez vous poser la question à savoir si vous consacrez vos efforts aux bons endroits !
Programme Formation Stratégie
Visionnez le témoignage d’entrepreneurs de la région de Brome-Missisquoi ayant participé au programme.
